Fondo Notarial

PRESENTACION DE LA GUIA DE FONDOS DOCUMENTALES: FONDO NOTARIAL

La creación del Archivo Nacional, dependiente del Ministerio de lo Interior, se remonta a la presidencia de José María Plácido Caamaño (1884 – 1888) quien dispuso el 17 de enero de 1884, instituirlo para custodiar el patrimonio documental de la nación .
Medio siglo más tarde, el 14 de enero de 1938, en el Gobierno Supremo del general Alberto Enríquez Gallo se ratifica la facultad de salvaguardar y organizar la documentación de los Ministerios de Estado, de los Tribunales de Justicia, Notarías Públicas y de la antigua Presidencia de Quito , que hasta entonces y según lo menciona el señor Rafael Euclides Silva, ex director del Archivo Nacional.

“Nuestros ricos archivos coloniales y republicanos han permanecido arrumados en húmedos sótanos, sin el debido cuidado y la obligada veneración que merecen las reliquias gráficas del pasado. Por demás escandalosas han sido las profanaciones hechas con los documentos. Los más antiguos y valiosos escritos han emigrado de los depósitos públicos. En manos de particulares inescrupulosos, sin solvencia y carentes de honradez, fueron sometidos a vergonzosa subasta. Los adquirieron nacionales para la formación de sus archivos particulares y extranjeros para mengua del prestigio de nuestra patria” .

A partir de la emisión del Decreto Supremo No. 7 de 1938 se empezó a ordenar y clasificar la documentación histórica. El Archivo Nacional quedó organizado con los documentos referentes al gobierno de la Presidencia de Quito hasta 1822, y los del Tribunal de Justicia de la Real Audiencia de Quito que se incorporaron al Archivo en 1961.

En 1945 la Ley de Patrimonio Artístico , en el artículo 22 facultó al Archivo Nacional a recuperar los documentos de 60 años atrás, es decir, aquella documentación histórica de mediados del siglo XX.

Sobre esta base legal, el Archivo Nacional implementó un conjunto de acciones para incorporar la documentación conforme lo dispuesto en el Decreto de 1938 y en la Ley de Patrimonio Artístico.

En el año de 1961 se solicitó, por un lado, la entrega de tres importantes archivos: Corte Suprema, Corte Superior y las Notarías del Cantón Quito, y por otro lado, la documentación histórica que aún se conservaba en las notarías.

Las primeras entregas de los libros de protocolos notariales – Mayor y Menor cuantía – se realizaron entre 1970 y 1973 por los notarios Dr. J. Vicente Troya, Notario Segundo; Dra. Martha de Banderas, Notaria Segunda Suplente; Dr. Ulpiano Gaybor Mora, Notario Quinto; Dr. Jorge W. Lara, Notario Séptimo; Dr. Salvador González Merchán, Notaría Cuarta. Posteriormente, en la década de los noventa ingresaron los protocolos notariales que estaban a cargo de los notarios: Dr. Roberto Salgado, Notario Tercero; Dr. Jorge Washington Lara, Notario Séptimo; Dr. Jorge Machado Cevallos, Notario Primero; Dr. Ramiro Rhea Palacios, Notario Segundo Suplente.

Por último, entre 2003 y 2011 se registran las entregas de los protocolos notariales realizados por: Dra. Ximena Moreno de Solines, Notaria Segunda; Dr. Jaime Aillón, Notario Cuarto; Dr. Luis Humberto Navas Dávila, Notario Quinto; Dr. Jorge Machado Chávez, Notario Primero; Dr. Roberto Salgado Salgado, Notario Tercero; Dr. Líder Moreta Gavilánez, Notario Cuarto; y Dr. Héctor Vallejo Espinoza, Notario Sexto .

Los protocolos notariales entregados a lo largo de estos años permitieron conformar, en el Archivo, el Fondo Notarial. Este Fondo está organizado en dos secciones: la Sección Protocolos Notariales y la Sección Juicios. La primera, contiene 4770 libros de protocolos de las notarías del cantón Quito; 25 de la Notaría del cantón Latacunga y 60 de la Primera Notaría del cantón Rumiñahui. Los documentos de estas dos últimas notarías se incorporaron al Archivo en el año de 1998 y 2007, respectivamente.

Los protocolos notariales conservan las escrituras realizadas por los escribanos y notarios públicos, desde 1581 hasta 1980, y se puede encontrar documentos públicos de orden personal, familiar e institucional: reconocimiento de hijos ilegítimos, tutelas, curadurías y dotes; compra venta de casas y terrenos, arrendamientos de cuartos y alfalfares; testamentos, declaraciones de pobreza, codicilos, mayorazgos, inventarios de bienes, cartas de pago, de obligación, de cesión, y muchos más.

La Sección Juicios está conformada por los juicios celebrados en las seis primeras notarías del cantón Quito, desde 1600 hasta 1949. Son causas sobre litigios de tierras, casas, terrenos, u otro tipo de propiedad; temas relacionados con el maltrato a los indígenas, explotación en las minas y obrajes, castigos a los esclavos, entre otros.

El Fondo Notarial constituye una fuente de gran valor para las investigaciones de la historia social, rural y urbana; la historia económica, de las mentalidades y de la familia; la historia del arte y de la arquitectura, entre otras. La gran variedad de información que ofrece este Fondo para trabajar sobre distintos aspectos está contenida en la Guía del Fondo Notarial, que ahora el Archivo Nacional pone a consideración de la comunidad académica y público en general.

Esta Guía del Fondo Notarial es una reedición, aumentada y corregida de la que fue publicada en el año de 1994, en el Volumen II de la Guía de los Fondos Documentales.

Para actualizar la información de este Fondo se ejecutaron cuatro etapas de trabajo: 1. Delimitación de campos para la descripción documental; 2. Constatación física; 3. Actualización y corrección de la información del Fondo Notarial; y, 4. Levantamiento de información en la base de datos creada en el programa WIN-ISIS.

En el proceso de descripción documental se utilizó la norma ISAG (G) para describir el fondo, las secciones y las series, las mismas que responden a una estructura funcional que dio lugar a la producción de los documentos. La identificación de esta unidad documental responde a un código numérico correlativo a la Serie.

La constatación física se realizó con equipos de trabajo constituidos para el efecto, entre los meses de octubre a diciembre de 2011. Con la información obtenida de la constatación física se actualizó la que se tenía de este fondo documental. Entre los meses de enero a marzo de 2012, la información fue ingresada a la base de datos creada en WIN-ISIS.

Esta Guía del Fondo Notarial nos proporciona un detalle individualizado de 8000 (aprox.) registros documentales de las secciones: Protocolos Notariales y Juicios –legajos o carpetas – contenidos en sus respectivas unidades de instalación.

Los agradecimientos, una vez más, están dirigidos al personal del Archivo por su compromiso permanente, por la entrega y esas largas jornadas de responsabilidad dedicadas a la reedición de la Guía del Fondo Notarial.

Rocío Pazmiño Acuña
DIRECTORA EJECUTIVA
ARCHIVO NACIONAL DE ECUADOR

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1 Decreto Presidencial, 17 de enero de 1884, p: 7-8.

2 Decreto Supremo No 7. Creación del Archivo Nacional, 14 de enero de 1938.

3 Introducción, en Boletín del Archivo Nacional de Historia, Año I, N° 1., Quito, enero-junio, 1950, p: 3.

4 “Formarán parte del Archivo Histórico Nacional los documentos que encierran los Archivos de las siguientes reparticiones públicas: a) Ministerios de Estado, con excepción de los de Relaciones Exteriores y Defensa Nacional; b) Tribunales de Justicia; c) Notarías Públicas, y d) de la Antigua Presidencia de Quito”, Registro Oficial N°. 70, 19 de enero de 1938, p: 2654.

5 “Todos los documentos públicos correspondientes a sesenta años atrás, deberán ser enviados al Archivo Nacional de Historia que se formará en la Capital de la República bajo la dependencia de la Casa de la Cultura. Quedan obligadas a esta remisión las municipalidades, notarías, colegios y en general todas las instituciones de carácter público”. Asamblea Nacional Constituyente, Ley de Patrimonio Artístico, 22 de febrero de 1945, pp: 23-24.

6 Más adelante, en la Ficha Técnica de la descripción del Fondo Notarial se encuentra un detalle de los protocolos que los notarios entregaron al Archivo Nacional.

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